Набор массовки через Telegram: бот, мини-приложение и сайт для персонала

Задача заказчика

Московское кастинг-агентство набирает людей на массовку, групповку и эпизоды: сериалы, полный метр, телевизионные шоу. Съёмки идут круглосуточно, заказ часто приходит вечером на следующее утро.

Анкеты сейчас заполняют на бумаге в офисе. Под каждую съёмку людей ищут звонками и сообщениями, списки ведут вручную. Агентство пришло с короткой просьбой: «бот в Telegram».

Что мешало

Обзвон под каждую съёмку. Нужно 30 человек к семи утра — администратор вечером обзванивает и переписывается, пока не наберёт.

Неявки. Человек согласился по телефону и не пришёл. Узнают об этом на площадке, когда заменить уже некем.

База, которую не отфильтровать. «Женщины 25–45 лет, рост от 165 см, свободны в четверг» — по стопке бумажных анкет такой список не собрать.

Закон о персональных данных. Самый простой бот задаёт вопросы прямо в чате: «Как вас зовут? Пришлите фото». Так делают многие. Но тогда анкеты хранятся на серверах Telegram за рубежом, и отвечать за это придётся агентству.

Почему мы отказались от анкеты в чате

С 1 июля 2025 года персональные данные граждан России при сборе нужно записывать, хранить и обновлять в базах на территории России (ст. 18 ч. 5 закона 152-ФЗ в редакции 23-ФЗ). Переписка с ботом лежит на серверах Telegram, и агентство не может ни удалить её по просьбе человека, ни доказать, где она хранится.

За нарушение локализации юрлицо платит от 1 до 6 млн ₽, за повторное — от 6 до 18 млн ₽ (КоАП ст. 13.11 ч. 8 и 9). Отвечает оператор, то есть агентство, даже если работу делал подрядчик (ст. 6 ч. 5 закона 152-ФЗ).

Поэтому анкета собирается в мини-приложении — странице с сервера агентства, которая открывается внутри Telegram. Человеку разницы почти не видно, а данные идут из телефона прямо на сервер в России. Мы отказались от анкеты в чате сами, до разговора о цене: мини-приложение сложнее в разработке, и эту разницу мы сразу заложили в оценку.

Как устроена система

Стрелки показывают, куда движутся данные, точки на линиях — данные в пути. Нажмите на любой блок схемы, чтобы прочитать, что он делает.

Коротко о каждой части:

• Канал — витрина агентства: правила, отчёты со съёмок, кнопка «Как попасть на съёмку». Данных участников в нём нет.
• Бот — почтальон. Рассылает приглашения подходящим, принимает «Иду» и «Не могу», просит подтвердить, напоминает. В его сообщениях только дата, место, оплата и требования к одежде.
• Мини-приложение — анкета: рост, размер, возраст, свободные дни, фото по желанию. Человек заполняет её сам с телефона за 3–4 минуты и сам обновляет.
• Сервер в России — база, фото, подбор и планировщик. Резервные копии каждую ночь в зашифрованном виде, тоже в России.
• Сайт для персонала — вход по логину и паролю для каждого администратора, создание кастинга, списки, выгрузка в Excel.

В Telegram администратор получает только сводки вроде «Записано 25 из 30» со ссылкой. Списки с именами и телефонами через Telegram не ходят.

Путь участника

От объявления до напоминания в день съёмки — семь шагов. Нажимайте кнопки в телефоне: можно ответить «Иду» на приглашение и подтвердить участие накануне.

Вход всегда через бота, в том числе из канала и по QR-коду в офисе. Метка в ссылке показывает, откуда пришёл человек: Avito, чат подработки, канал или офис. Так видно, какая реклама приводит людей, которые потом выходят на съёмку.

Работа администратора

Администратор описывает съёмку в одной форме: дата, время сбора, место, оплата, сколько людей и каких. До публикации система показывает, сколько человек в базе подходят и свободны в этот день. Мало — фильтры можно расширить или продублировать кастинг постом в канал.

Места ставятся с запасом на неявки, например 34 на 30 нужных. Приглашения уходят в случайном порядке, при необходимости волнами: иначе одни и те же люди всегда успевают первыми, а новые не попадают никогда и уходят.

Один кастинг от публикации до съёмки

Пример с условными цифрами: кастинг опубликован во вторник в 14:00, сбор в четверг в 07:00. Места кончаются за полчаса, опоздавшие встают в лист ожидания. Накануне в 18:00 бот просит подтвердить участие. Трое не ответили к 21:00 — их места сами ушли первым из листа ожидания. Утром — напоминание с адресом и телефоном координатора.

Все сроки считаются от времени сбора, потому что съёмки идут круглосуточно. Если кастинг создан поздно вечером на утро, шаг подтверждения пропускается.

Нажмите на время — график покажет, что в этот момент делает система:

Сколько людей нужно в базе

Бот не набирает людей сам — он помогает быстро записать тех, кто уже в базе. Приглашение получают сотни, «Иду» нажимает часть. Подвигайте ползунки: видно, сколько подходящих людей нужно, чтобы закрыть кастинг за полчаса.

Анкета: что собираем и чего нет

Поле	Решение	Почему
Имя, телефон, пол, дата рождения	собираем	возраст считается на дату съёмки, младше 18 система не примет
Рост, вес, размер одежды, цвет волос	собираем	по ним работают фильтры кастинга
Метро и свободные дни	собираем	приглашение получают только те, кто может приехать
Фото лица и в рост	по желанию	с фото чаще предлагают роли крупнее; без фото человек всё равно в базе
Национальность, «тип внешности»	не собираем	особая категория данных (ст. 10 закона 152-ФЗ); типаж видно по фото
Здоровье, паспорт	не собираем	для подбора не нужны; пропуск на площадку — отдельный порядок только для записанных

С фотографий удаляются скрытые данные: телефон записывает в снимок координаты места съёмки, а к подбору они отношения не имеют.

Что получает агентство

• Кастинг без обзвона. Администратор описывает съёмку один раз, приглашения, запись, лист ожидания и напоминания идут сами.
• Меньше неявок. Подтверждение накануне и автоматическая замена отказавшихся. Насколько меньше — покажут первые месяцы работы.
• Список на пропуска в один клик. Excel с подтвердившими скачивается с сайта для персонала и уходит продакшну.
• Базу, которую можно искать. Фильтры по возрасту, росту, размеру, дням.
• Спокойствие по закону. Анкеты на сервере в России, согласия в журнале, удаление по просьбе — одна кнопка.
• Всё своё. Сервер, домен, канал, код и база принадлежат агентству.

Честно об ограничениях

Не наберёт базу без рекламы. Бот — инструмент записи. Люди приходят из объявлений, канала и существующей базы агентства.

Не уберёт неявки полностью. Подтверждения, напоминания и запас мест их снижают, но не отменяют.

Не заменит администратора. Кто-то должен принимать заказы, создавать кастинги и отвечать участникам по телефону.

Не охватит тех, у кого нет Telegram. С ними агентство пока работает по телефону. Следующим этапом можно добавить сайт с входом по SMS: база и сайт для персонала останутся общими.

Цифр работы пока нет. Кейс описывает решения и схему. Как быстро закрываются кастинги и насколько снизились неявки, напишем после запуска.

Как вообще устроен набор массовки в Москве — каналы, ставки, схемы с платным «обучением» — мы разобрали отдельно: исследование рынка.

Если нужен такой же бот

Схема подходит не только для кино: смены, мероприятия, промоутеры, пробные занятия — везде, где людей нужно быстро записать на конкретную дату.

Стоимость зависит от ваших пожеланий: сколько сценариев, нужен ли сайт для персонала, фото, выгрузки, напоминания. Всё обсуждаем индивидуально — напишите нам, и мы назовём цену и срок до начала работ. Подробнее о том, как мы делаем ботов, — на странице Telegram-боты и мини-приложения.

Частые вопросы

Почему нельзя было собрать анкету прямо в чате с ботом?

Так быстрее и дешевле, но всё, что человек пишет боту, хранится на серверах Telegram за рубежом. Закон требует записывать персональные данные россиян в базы в России, а отвечает за нарушение агентство как оператор, а не исполнитель. Мы отказались от этого варианта сами, до разговора о цене.

Участнику нужно что-то устанавливать?

Нет. Всё происходит в Telegram: бот, кнопка «Анкета», форма. Мини-приложение открывается внутри Telegram как обычный экран.

Почему фото в анкете необязательное?

Обязательное фото отпугивает часть людей ещё на анкете, а для фоновой массовки оно не нужно. Зато с фото администратор видит типаж и может предложить роль крупнее — групповку или эпизод, где оплата выше. Так и объясняем в анкете.

Сколько стоит такая система?

Цену в кейсах не публикуем: она зависит от пожеланий — сколько сценариев, нужен ли сайт для персонала, фото, выгрузки, напоминания. Всё обсуждаем индивидуально: напишите нам о своей задаче, и мы назовём цену и срок до начала работ.

Подойдёт ли схема не для кино?

Да. Та же механика работает везде, где нужно быстро набрать людей на конкретную дату: смены на складе и в рознице, промоутеры, мероприятия, волонтёры, пробные занятия. Меняются поля анкеты и фильтры.