Проверка документов на расхождения

Какую задачу это закрывает

Отдельный акт всегда выглядит правильно: реквизиты на месте, сумма прописью совпадает с цифрой, подписи предусмотрены. Поэтому перечитывание пакета своими силами почти никогда ничего не находит.

Расхождение видно только тогда, когда документ лежит рядом с другими документами и с договором, на который он ссылается. Одиннадцать актов, их номера, периоды и требования двух договоров одновременно человек в голове не удержит — и такие вещи доживают до подписания.

Что мы проверяем

• Дубли. Два документа с одинаковым периодом и составом, различающиеся только номером. При подписании обязательство удваивается.
• Нумерацию. Повторы номеров и разрывы в последовательности.
• Периоды. Выстраиваем их в линию: видны пропущенные месяцы, наложения и документы за период, когда договора ещё не существовало.
• Арифметику. Заново пересчитываем количество на цену, сумму строк, итог и сумму прописью. Машина здесь надёжнее человека.
• Соответствие договору. Скидки, надбавки и условия, для которых в договоре нет основания. Требования к периодичности и срокам.
• Внутреннюю связность договоров. Перекрёстные ссылки между пунктами, соответствие приложений тому, что о них написано в тексте.
• Структуру таблиц. Колонки, по которым итог невозможно проверить в принципе — ни вам, ни проверяющему.

Как считаем

Стоимость зависит от числа документов, от того, сколько разных правил их связывает, и от формата.

Нижняя граница — пакет до пятнадцати документов одного типа с одним договором. Дальше цена растёт по объёму. Несколько контрагентов с разными договорами дороже, чем один: правил, которые нужно держать в голове, становится вдвое больше.

Сканы дороже текстовых файлов: распознанный текст приходится выборочно сверять с оригиналом руками.

Отдельно считается правка: найти расхождения и внести исправления в ваши файлы — разные работы. Правки вносим в исходники, не пересобирая документы заново, чтобы сохранить вёрстку, таблицы реквизитов и прейскуранты.

Что вы получаете

Разбор по каждому документу отдельно, с привязкой каждой находки к конкретному файлу — не сводный список ошибок, а понятная картина, что к чему относится.

По запросу — исправленные версии файлов и переработанный шаблон документа, в котором найденные проблемы уже не возникнут.

Живой пример

Бухгалтер передала нам одиннадцать неподписанных актов по двум контрагентам и два рамочных договора. Арифметика сошлась везде, ни одной ошибки в расчётах. При этом нашлись полный дубль акта, повтор номера с пропуском следующего, потерянный месяц, акт за период до заключения договора и скидки, для которых в договорах не было основания.

Читать разбор целиком — с методом, находками и честным рассказом о наших собственных ошибках в процессе.

Пределы метода

Мы не заменяем аудит и не даём юридическую экспертизу.

Проверка не покажет, были ли услуги оказаны в действительности: пакет может быть безупречен по форме и не отражать ничего реального. Мы работаем с тем, что написано в документах.

Формулировки договора оцениваем на внутреннюю связность и на соответствие тому, что происходит в актах. Оценка юридических рисков и перспектив спора — задача юриста, и мы на неё не претендуем.

Границы по данным

Работаем только с файлами, которые передали вы. Доступ к учётным системам не запрашиваем, ничего не выгружаем из внешних источников и не ищем сведения о ваших контрагентах по открытым базам.

Документы обрабатываются во временной рабочей среде, которая очищается после завершения работы.

Частые вопросы

Чем это отличается от аудита?

Аудитор проверяет, соответствует ли учёт реальности и закону. Мы проверяем, согласованы ли документы между собой и со своими собственными правилами. Это дешевле, быстрее и делается до подписания, а не после сдачи отчётности. Аудит мы не заменяем и на его территорию не заходим.

Вы гарантируете, что найдёте все ошибки?

Нет. Мы находим расхождения, которые проявляются при сопоставлении документов между собой. Ошибка, не оставившая следа в документах, таким способом не ловится, и мы говорим об этом прямо.

Сколько документов имеет смысл отдавать?

Метод начинает давать преимущество перед ручным разбором примерно с десятка документов, связанных общими правилами. На двух-трёх актах быстрее прочитать глазами, и мы так и скажем.

Нужен ли доступ к нашей учётной системе?

Нет. Мы работаем только с файлами, которые вы передали сами. Доступ к 1С или другой системе не запрашиваем — при необходимости достаточно выгрузки, например оборотно-сальдовой ведомости.

А если часть документов — сканы?

Читаются, но с оговоркой. Распознанный текст приходится выборочно сверять с оригиналом вручную: цифры распознаются с ошибками чаще, чем буквы. Мы всегда указываем, что именно проверялось руками.

Что происходит с нашими файлами после работы?

Они обрабатываются во временной рабочей среде, которая очищается по завершении. Третьим лицам не передаются, в других задачах не используются.

Перед заказом полезно прочитать

• Как объяснить, какие данные вам нужны
• Как поставить задачу на парсинг
• Законен ли парсинг сайтов